Методическое пособие по работе с программой создания презентаций Microsoft PowerPoint

2.Microsoft PowerPoint как средство создания презентаций

В широком смысле слова термин презентация (от лат. Praesento передаю, вручаю или англ. present – представлять) – это выступление, доклад, защита перспективного или законченного проекта, представление рабочего плана, технического предложения, готового товара или услуги, результатов внедрения, контроля, испытаний и многое другое. Защита курсовой или дипломной работы преследует цель убедить экзаменационную комиссию в том, что студент получил необходимый уровень знаний, навыков и умений, владеет терминами, методами и приёмами в той области, в пределах которой он претендует на получение квалификации. Говоря обобщённо, представление идей, людей, изделий, материалов и услуг – это всегда презентация.

Широкое внедрение компьютеров в сфере подготовки и сопровождения презентаций началось после 1993-1994 гг., когда они обрели мультимедийные возможности. Конечно, до этого времени компьютеры тоже использовались при проведении презентаций, например, на выставках, но это относилось только к презентациям аппаратных и программных средств самой вычислительной техники. Лишь начиная с 1995 г. вычислительную технику начали широко использовать при подготовке и проведении презентаций.

Развитие Интернета тоже внесло свой вклад в расширение технологий проведения презентаций. Интернет стал удобным средством проведения дистанционных презентаций, круглосуточно и бесперебойно автоматические системы доносят авторские идеи и проекты до потенциальных инвесторов.

В презентации, подготовленной средствами вычислительной техники, как и в любой другой презентации, основой успеха является оптимальный баланс между содержанием и средствами его представления. Выбор темы, подбор материала определяется творческими замыслами автора и не может быть автоматизирован. Автоматизации подлежат лишь процессы воплощения авторских идей в готовый продукт и процессы его воспроизведения. Одним из таких средств автоматизации служит приложение Microsoft PowerPoint, входящее в состав пакета Microsoft Office. Это универсальное средство, предназначенное для создания, оформления и показа презентаций, призванных наглядно представить работу исполнителя (или группы исполнителей) вниманию других людей. Важно не только освоить интерфейс и инструментарий программы, но и при подготовке презентации учитывать цели презентации, состав будущей аудитории, заранее выявить наиболее важные аспекты своего проекта.

Полное овладение средствами разработки презентаций, применение эффектов анимации, звуковое сопровождение, вставка видеоматериалов, диаграмм и т.д. сделает ваш проект привлекательным для аудитории, подчеркнёт авторский замысел, значимость проделанной работы.

Подобно тому, как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров, или слайдов. Очевидны достоинства такой презентации по сравнению с привычными плакатами на ватмане:

Последовательность изложения.

При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем двигаясь с указкой между развешанных по всему залу плакатам. В отличие от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор, экранные презентации позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения;

Возможность воспользоваться официальными шпаргалками.

Презентация – это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего: о чём не забыть, как расставить акценты.

Мультимедийные эффекты.

Слайд презентации – не просто изображение. В нём, как и в любом компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты. Они способны не только существенно украсить презентацию, но и повысить её информативность.

Копируемость.

Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании каждый слушатель может получить на руки все показанные материалы.

Транспортабельность.

Диск с презентацией гораздо компактнее набора плакатов и гораздо меньше пострадает от частых поездок по разным презентационным мероприятиям. Файл презентации можно переслать по электронной почте, опубликовать в Интернете и не тратить время на разъезды.

Хотя приложение PowerPoint обладает собственными средствами для создания объектов различного типа (текст, таблицы, графики и т.д.), благодаря тесной интеграции с другими компонентами пакета Microsoft Office пользователь имеет возможность применять уже наработанные материалы. Например, текст может быть подготовлен в текстовом редакторе Word, формулы – в приложении Microsoft Equation, таблицы – в табличном процессоре Microsoft Excel, диаграммы – в приложении Microsoft Graph, художественные заголовки – в приложении Microsoft WordArt и так далее. Конечно, можно использовать некоторые специализированные приложения: Adobe Photoshop или CorelDraw, однако именно приложения, входящие в состав Microsoft Office, являются наиболее интегрированными и обмен данными происходит без потерь и искажений.

PowerPoint, являясь специализированным программным средством, конечно же, не может охватить все элементы презентации. Ведь для полноценного представления работы перед реальной аудиторией понадобятся и организационные усилия (аренда помещения, рассылка приглашений), и аппаратное обеспечение (слайд-проектор), и прочие компоненты.

Вместе с тем, существуют отдельные виды презентаций, где средствами PowerPoint создаётся практически законченный продукт. Прежде всего, это презентации, рассчитанные на публикацию в сетях Интернет/интранет или предназначенные для автономного просмотра на компьютере. Презентация может рассылаться в распечатанном виде и такой вариант печатного документа тоже можно считать законченным продуктом. Презентация может рассылаться и по электронной почте с целью дальнейшего просмотра адресатами на собственных компьютерах.

Для подготовки полноценной презентации необходимо чётко представлять возможности программного продукта, с помощью которого готовятся вспомогательные материалы или разрабатывается законченный документ. В сфере подготовки презентаций PowerPoint является одним из наиболее мощных приложений и обеспечивает разработку следующих документов:

Вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на распечатку на прозрачной плёнке с целью их демонстрации через оптический проектор.

Вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на распечатку на 35-мм диапозитивной фотоплёнке с целью их демонстрации через оптический слайд-проектор.

Вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на воспроизведение через компьютерный проектор.

Материалы презентации для автономного показа на экране компьютера.

Материалы презентации для воспроизведения в сетевом окружении в режиме реального времени.

Материалы презентации для публикации в сетевом окружении с последующим автономным просмотром пользователями.

Материалы презентации для рассылки по электронной почте с последующим автономным просмотром адресатами.

Материалы презентации для распечатки на бумаге с целью последующей раздачи заинтересованным лицам.

3. Экранный интерфейс и настройки PowerPoint

Несомненное удобство всех приложений MS Office заключается в единообразном представлении пользовательского интерфейса. Поскольку PowerPoint является Windows-приложением, его интерфейс стандартен для этой операционной системы. PowerPoint может быть запущен одним из нескольких способов:

Из меню Пуск / Программы / Microsoft PowerPoint

Пользователь делает щелчок правой кнопкой мыши и выбирает Создать / Презентация Microsoft PowerPoint

При запуске появится окно PowerPoint с диалоговым окном, предлагающим разными способами создать презентацию (рис.1)

Рисунок 1

При стандартных настройках окно Microsoft PowerPoint состоит из следующих элементов:

Заголовок окна – стандартный для окна Windows.

Строка меню расположена под строкой заголовка.

Панели инструментов – по умолчанию отображаются панели Стандартная и Форматирование

Рабочая область- поле, в котором отображается и редактируется документ. Справа рабочая область ограничена полосой прокрутки. Существенная разница, по сравнению с Word или Excel, в том, что бегунок позволяет переходить от слайда к слайду, а не по тексту в пределах одного слайда. Конкретный вид рабочей области зависит от режима работы редактора.

Строка состояния – информационная строка, в которой указываются режимы просмотра и различная информация о презентации: число слайдов, язык, параметры оформления слайда и т.п.

Скругленная прямоугольная выноска: Строка состояния

Рисунок 2

Для того чтобы начинающий пользователь мог иметь общее представление о возможностях, предоставляемых PowerPoint при подготовке и показе презентации, опишем основные пункты встроенных меню:

Файл. Это меню содержит команды создания, открытия, сохранения, переноса и публикации презентации;

Правка. Содержит команды работы с буфером обмена, выделением части документа для последующего редактирования, поиска и замены слайдовых фрагментов, а также отмены изменений и возврата к ним;

Вид. Этим меню переключаются режимы просмотра презентации, отображение панелей инструментов и линеек, возможности просмотра различных образцов, работа с колонтитулами, масштаб и, наконец, создание заметок, существенно облегчающих докладчику проведение презентации с экрана;

Вставка. С помощью этого меню производится вставка в слайды различных объектов: рисунков, диаграмм, мультимедийных эффектов, стандартов оформления слайдов (даты, номера слайда), - а также осуществляется работа с элементами других приложений Office.

Формат. Команды этого меню позволяют менять параметры форматирования слайдов: шрифтов, фона, цветового оформления и расположения объектов на слайде, - в том числе методом применения шаблонов оформления и авторазметки;

Сервис. Содержит различные сервисные операции: проверку орфографии, настройку языка, параметры программы, автоматизацию ввода текста, совместную работу над одним документом, работу с макросами;

Показ слайдов. Это меню оперирует с функциями, отвечающими за проверку предварительного просмотра презентаций, а также обеспечивает показ презентаций в электронном виде. Оно даёт возможность настроить параметры смены каждого слайда, анимационные эффекты;

Окно. Это меню даёт возможность управлять параметрами окна со слайдами;

Справка. Через это меню становится доступной система помощи редактора презентаций, в частности вызов Помощника.

Основное отличие интерфейса PowerPoint от программ, входящих в состав Microsoft Office заключается в специфических режимах отображения документа на рабочем поле. Предусмотрено четыре основных режима отображения:

Обычный

Структуры

Слайдов

Сортировщика слайдов

В пятом режиме, называемом Показ слайдов, изображение слайда размещается на полном экране. При этом никакие элементы интерфейса не видны.

В каждом режиме имеются специфичные для него наборы панелей инструментов. В зависимости от принятого режима меняется и состав контекстного меню, открываемого при щелчке на объекте (слайде) правой кнопкой мыши.

В обычном режиме (рис.3) рабочее окно имеет три панели. На левой панели отображается структура презентации в виде последовательности слайдов с их номерами и размещённым текстом. Правая панель занимает большую часть поля, и в ней отображается слайд со всеми размещёнными объектами. Третья панель располагается в нижней части рабочего поля и предназначена для внесения заметок разработчиком презентации.

Рисунок 3

3

2

1

Рисунок 4

В режиме структуры размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель заметок располагается вертикально (рис.4), а слайд отображается в виде эскиза. Именно в режиме структуры удобно вводить и форматировать текст.

В режиме слайдов каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а структура презентации отображается на узкой панели слева, где представлены только символы слайдов и их номера.

Рисунок 5

В режиме сортировщика слайдов (рис.6) кадры представлены эскизами, занимающими всё рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые элементы управления, и контекстного меню, открываемое щелчком правой кнопки мыши на эскизе слайда.

При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэкранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика слайдов. Демонстрация начинается с текущего (выбранного) слайда. Завершить её можно в любой момент нажатием клавиши Esc.

Рисунок 6

4. Структура документов PowerPoint

Любой документ PowerPoint представляет собой набор отдельных, но взаимосвязанных кадров, называемых слайдами. Таких слайдов в презентации может быть сколь угодно много, но всё должно быть в разумных пределах, сотый слайд вашей презентации вряд ли покажется кому-нибудь интересным. Каждый слайд в документе имеет собственный уникальный номер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от его места. Последовательность слайдов (а, следовательно, и их связь, и нумерация) в документе линейная. Такая линейность автоматически поддерживается PowerPoint независимо от действий пользователя. То есть удаление, вставка, перемещение, скрытие или показ слайдов не нарушают линейной структуры документа.

Слайды содержат объекты самого разного типа, их сочетание призвано наиболее полно, выразить содержание данного кадра презентации. На каждом слайде присутствует, как минимум, один объект – фон кадра. То есть, полностью пустого слайда существовать не может и под “пустым” понимается слайд с объектом типа “фон”.

К объектам, размещаемым на слайде, относятся:

Фон;

Текст;

Гиперссылки (как особый вид текста);

Колонтитулы (как особый вид текста);

Таблицы;

Графические изображения;

Надписи;

Диаграммы;

Фильм;

Звук;

Значок (ярлык);

Особым объектом выступает цветовое оформление различных объектов, в совокупности представляющее цветовую схему слайда

Все объекты, размещаемые на слайде, могут быть созданы или оформлены внутренними средствами PowerPoint, внешними приложениями или одновременно как теми, так и другими средствами.

Практические советы от школы Карнеги

Поупражняйтесь с докладом перед небольшой аудиторией или коллегами и узнайте их мнение о содержании и стиле презентации. Ниже перечислены вопросы, которым следует уделить особое внимание:

Хорошо ли воспринимается доклад?

Опираются ли основные моменты доклада на факты?

Понятны ли рисунки и иллюстрации и относятся ли они к данной теме?

Не являются ли термины и выражения непонятными аудитории?

Является ли завершение презентации запоминающимся?

Получены ли ожидаемые результаты?

По возможности проведите несколько репетиций, используя новые идеи и способы подачи материала. Остановитесь на том способе, который вам больше нравится. Настройка времени презентации позволяет быть уверенным в том, что вы уложитесь ровно в отведённое время. При возможности отведите время для ответов на вопросы.

С точки зрения профессионала, проведение презентации следует считать привилегией, которая требует высокой степени ответственности, однако в случае успеха предоставляет дополнительные возможности. С самого начала создайте благоприятное впечатление. По возможности смотрите в глаза слушателям. Будьте самим собой и расслабьтесь.

Рассказывая, будьте естественны. Говорите утвердительным повышенным тоном. Замедляйте речь, чтобы выделить главные моменты; выдерживайте паузы, чтобы отделить их друг от друга. Будьте искренним и найдите взаимопонимание с аудиторией. Вовлеките слушателей в презентацию. Чтобы быть уверенным в понимании, интересуйтесь, не возникли ли у слушателей вопросы. При возможности после презентации соберите отзывы о ней и учтите их при подготовке следующей презентации.

В ходе ответов на вопросы возникает много противоречий и сомнений, но они дают возможность пояснить доклад и усилить его основные моменты. Вопросы, заданные в начале презентации, уменьшают несогласие аудитории и позволяют лучше провести презентацию. Ниже приведено несколько советов по использованию вопросов в ходе презентации:

Сформируйте список вопросов и ответов, записывая вопросы, задаваемые из аудитории;

Не отвлекайтесь на вопросы, задаваемые в ходе презентации. При ответе на вопросы не уходите от темы. Если ответ на вопрос занимает слишком много времени или он не интересен большей части аудитории, ответьте на этот вопрос после презентации;

Перед ответами на вопросы скажите, каким количеством времени вы располагаете, а затем переходите к первому вопросу. Если ни у кого нет вопросов, задайте вопрос самому себе. Кроме того, можно заранее договориться с кем-либо о первом вопросе;

Повторяйте вопросы, чтобы их услышал каждый слушатель. При необходимости перефразируйте вопрос. Если ответ неизвестен, лучше быть честным. Попробуйте найти какой-нибудь способ связи с человеком, задавшим вопрос, чтобы дать ему ответ в будущем;

По истечении времени, отведённого на вопросы, подведите итоги, сообщите об этом слушателям или завершите презентацию иным способом.

5. Создание новой презентации

и Оперирование структурой

Под созданием новой презентации будем понимать, аналогично ”созданию нового документа” в Word, инициирование создания презентации через меню Файл/Создать или при помощи диалогового окна, автоматически появляющегося при запуске PowerPoint. В любом случае, создать новую презентацию можно тремя разными способами:

При помощи мастера автосодержания:

На основе предлагаемых шаблонов;

Используя пустую презентацию, то есть, создавая документ “с нуля”.

Создание презентации при помощи мастера автосодержания – это самый лёгкий, но зато самый стандартизированный способ. В этом случае мастер, как и большинство мастеров Microsoft Office, задаёт вам определённые вопросы, собирает тем самым необходимую информацию и предлагает на её основе набор слайдов по указанной теме. Для начинающего пользователя этот способ видится самым простым и удобным, поскольку мастер грамотно ведёт его через все стадии подготовки презентации. С другой стороны, он самостоятельно принимает ключевые решения, практически не оставляя возможности для свободного творчества. При запуске PowerPoint щелчком мыши на значке Мастер автосодержания вызывается следующее диалоговое окно (рис.7)

Рисунок 7

На первом этапе он предлагает выбрать Вид презентации. При этом предлагается шесть блоков, раскрываемых нажатием соответствующих кнопок. Каждый из блоков содержит несколько стандартов презентаций, из которых вы выбираете наиболее тематически подходящую. Неудобство работы с мастером заключается в том, что невозможно предварительно посмотреть на экране, что же мы выбрали. Кроме того, если вы не работник фирмы, вас не устроит предлагаемые 24 варианта презентаций и их тематика:

“Предлагаем стратегию”, “Обучение персонала”, “Обзор финансового состояния” и т.д.: - никакого полёта мыслей.

Рисунок 8

На втором этапе – Стиль презентации – вы указываете вид последующей публикации презентации

Рисунок 9

Наконец, на третьем, заключительном этапе производится оформление титульного слайда (рис.9). Здесь даётся название презентации, а также вводится текст для нижнего колонтитула всех слайдов. Щелчок мышью на кнопке Готово даёт мастеру команду о завершении работы, и он на основе собранной информации создаёт базовый набор слайдов. Теперь можно заниматься окончательным оформлением слайдов, вводя необходимые данные: текст, изображения, рисунки, - а также, при необходимости, меняя параметры форматирования.

Рисунок 10

6. Создание презентации на основе шаблонов

Создание презентаций на основе шаблонов имеет несколько другой оттенок, нежели использование шаблонов, например, в Word. PowerPoint предлагает два типа шаблонов:

шаблоны презентаций;

шаблоны оформления.

Шаблоны презентаций более всего похожи на стандартные шаблоны в Word: они носят названия План продаж, Бизнес-план, Обзор финансового состояния и др. Пользователь может принять к сведению предлагаемый шаблоном текст или полностью заменить его на авторский. На рис. 10 приведён пример нескольких слайдов из набора, предлагаемого шаблоном презентации Диплом.

Рисунок 11

Шаблоны оформления созданы профессиональными дизайнерами и служат для придания всем слайдам презентации единообразного оформления. Каждый из шаблонов имеет определённую цветовую гамму, фон и свою стилистику, содержит разнообразные графические элементы, параметры размера и начертания шрифтов, специальные эффекты. При работе с презентацией необходимо внимательно отнестись к выбору шаблона оформления, поскольку помимо того, что он может не сочетаться с темой презентации, на нём элементарно могут потеряться вводимый текст или вставляемые графические объекты.

7. Создание презентации без использования мастера. Этапы разработки презентаций

Разработка презентационных документов, как и любых других, выполняется в несколько этапов. Но прежде чем приступить к описанию содержания этих этапов, мы должны обратить особое внимание на важность “нулевого этапа” – подготовки содержательной части презентации. Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, заинтересованности и подготовленности аудитории.

Прежде всего необходимо определить на кого ориентирована презентация, каковы знания потенциальных слушателей по данной теме. Сформулируйте задачи презентации в следующей последовательности:

Что необходимо довести до аудитории;

В чём следует убедить слушателей;

Нужно ли чему-то научить аудиторию;

Как мотивировать свои тезисы.

На следующем этапе формируется структура презентации. Подготовьте эффектное начало презентации, сразу привлекающее внимание, добиться внимания бесспорными фактами и постулатами, цитированием высказываний по данной теме выдающихся людей. Далее формируются главные идеи, с обоснованием их статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами. Все идеи и тезисы должны быть неразрывно связаны с темой доклада. Правильное завершение презентации, соответствующее цели доклада и создающее надолго запоминающееся, является важной частью успеха.

Для примера рассмотрим презентационный проект, целью которого являлось представление Международного лицея информатики, экономики и права, работающего на базе Красногорского оптико-электронного колледжа.

В презентации использовано большое количество иллюстраций, во многом они играют ключевую роль, показывая повседневную жизнь лицея и его воспитанников. Под иллюстрацией понимается графическое изображение, созданное во внешних по отношению к PowerPoint приложениях. Выразительные, правильно подобранные иллюстрации способны существенно улучшить привлекательность презентации любого стиля. Простые иллюстрации можно взять из библиотек готовых элементов, входящих в состав Microsoft Office. Вы можете воспользоваться библиотеками изображений самой разной тематики, распространяемых на CD-ROM или публикуемых в Интернете.

У готовых изображений, взятых из свободно распространяемых коллекций, есть недостаток, связанный с тем, что они широко известны. Слушатели могут подумать, что докладчик либо готовил материал в спешке, либо то, что он не профессионал. Если презентация рассчитана на аудиторию, разбирающуюся в компьютерах и графике, особенно при открытой публикации её в Интернете, следует самым серьёзным образом подойти к вопросу создания иллюстраций, а не использования готовых коллекций. Допустимо использовать графические файлы следующих форматов:

.BMP – формат хранения растровых изображений, ориентированнный на операционную систему Windows.

.GIF – средство хранения сжатых изображений с фиксированным (256) количеством цветов.

.JPG – средство хранения растровых изображений с возможностью управления степенью сжатия. Чем выше степень сжатия, тем ниже качество рисунка.

8. Вставка графических файлов

Для того чтобы вставить файл с изображением в текущий слайд, нужно выполнить следующие действия:

Щёлкните правой кнопкой мыши по рабочей области слайда

Выберите пункт меню Фон

Снимите флажок в пункте Исключить фон образца и щёлкните мышью на треугольнике справа (рис.11)

Рисунок 12

Выберите Способы заливки

В окне Способы заливки выберите вкладку Рисунок (рис.12)

В нижней части окна Способы заливки выберите пункт Рисунок

Рисунок 13

В окне Выбор рисунка вам придётся указать путь к файлу рисунка (рис.13)

Рисунок 14

9. Работа со звуком

Если презентация предназначена для представления в Интернете, автономного просмотра на компьютере и других видов электронной публикации, её можно сопровождать звуковым оформлением. Это могут быть музыка, речь, звуковые эффекты. Обычно звуковые эффекты используют как элементы для привлечения внимания к отдельным слайдам, а музыка часто выступает самостоятельным элементом доклада при представлении творческой темы.

Речь обычно используют для комментирования презентации, ориентированной на автономный просмотр. Вместе с тем, запись речи можно применять и для подготовки аудиторного доклада. Звуковые эффекты вставляют для привлечения внимания аудитории либо к слайду в целом, либо к его объектам. Надо иметь в виду, что передача звука в Интернете связана с определёнными трудностями, так как объёмы звуковых файлов могут быть весьма велики. Рекомендуется применять специальные форматы звуковых файлов, обеспечивающие высокую степень сжатия с возможностью управления качеством, например формат МР3.

Для того чтобы вставить звуковой файл в текущий слайд, нужно выполнить следующие действия:

Выберите пункт меню Вставка / Фильмы и звук / Звук из файла

В окне Вставка звука укажите путь к одному из звуковых файлов, которые хранятся на вашем компьютере (рис.14)

Рисунок 15

10. Создание маркированных списков

Оформление маркированных списков (рис.15) усиливается за счёт применения специальных графических маркеров, стиль которых должен сочетаться с содержанием и оформлением документов.

Рисунок 16

Для того чтобы создать маркированный список в текущем слайде, выполните следующие действия:

На Панели рисования выберите инструмент Надпись (если у вас не включена Панель рисования, выполните команду Вид / Панели инструментов / Рисование)

С помощью маркера нарисуйте мышью будущую область списка, в этой области замигает курсор

Выберите пункт меню Формат / Список

В появившемся окне Список (рис.16) выберите вид маркера, используя вкладки Маркированный и Нумерованный

Введите первый пункт списка с клавиатуры, нажав клавишу Enter в конце строки

Рисунок 17

Другой способ создания маркированного списка заключается в следующих действиях:

Запустите программу PowerPoint

Выберите пункт Шаблон оформления и нажмите ОК

В появившемся окне Создать презентацию (рис. 18) выберите понравившийся или наиболее подходящий по теме Шаблон оформления и нажмите ОК

Рисунок 18

В окне Создание слайда выберите автомакет Маркированный список (рис.19) и нажмите ОК

Введите первый пункт списка с клавиатуры, нажав клавишу Enter в конце строки

Рисунок 19